WARTA-DIGITAL.COM - KUTAI KARTANEGARA - Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menegaskan, setiap dokumen yang dimusnahkan harus melalui prosedur resmi agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Hal itu bertujuan untuk memastikan, hanya arsip yang benar-benar tidak memiliki nilai guna yang dihapus, sehingga pengelolaan kearsipan tetap tertib dan terjaga.

“Pemusnahan arsip di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) tidak bisa dilakukan sembarangan,” tegas Kepala Diarpus Kukar, Aji Lina Rodiah, Sabtu (08/03/2025).

Lebih lanjut Kepala Aji Lina Rodiah menjelaskan, pemusnahan arsip bukan sekadar menghilangkan dokumen yang sudah tidak terpakai, tetapi harus dilakukan sesuai tahapan yang telah ditetapkan. 

Menurutnya, setiap arsip yang akan dimusnahkan terlebih dahulu diseleksi dan diverifikasi berdasarkan jadwal retensi yang berlaku, guna memastikan apakah dokumen tersebut masih memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, atau sejarah.

“Pemusnahan arsip harus melalui prosedur yang benar, dengan izin tertulis dari Bupati dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),” ujar Aji Lina Rodiah.

“Kami juga memastikan proses ini dilakukan tanpa metode pembakaran, melainkan dengan mesin penghancur kertas,” sambung Aji Lina Rodiah.

Tak hanya itu, Aji Lina Rodiah juga meminta agar seluruh OPD harus lebih teliti dalam memilah dokumen sebelum diajukan untuk pemusnahan. Apabila masih memiliki nilai guna, maka arsip akan disimpan sebagai arsip statis di Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).

Namun, jika memang sudah tidak diperlukan dan tidak memiliki manfaat lebih lanjut, maka dapat diajukan untuk dimusnahkan sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

“Untuk memastikan semua OPD memahami aturan ini, Diarpus Kukar terus memberikan pendampingan dan sosialisasi terkait tata kelola kearsipan,” ungkap Aji Lina Rodiah.

Aji Lina Rodiah juga berharap, agar setiap instansi lebih tertib dalam mengelola dan memusnahkan dokumen, sehingga tidak terjadi kesalahan yang dapat berdampak pada administrasi pemerintahan.

“Tentunya kami siap membantu OPD dalam setiap tahap pengelolaan kearsipan,” tutupnya. (adv/fin/sky)